秘書の仕事内容は?未経験でもできる?事務や受付との違いも解説

今回は秘書の仕事内容等について取り上げてみたいと思います。

派遣の事務系職種の中でも人気がある秘書。

社長や役員など、多忙な人達をサポートする仕事をイメージする方も多いかと思います。

ですが一般的な事務とは異なり、秘書ならではの難しさや大変さも。

今回はそんな派遣の秘書業務について触れていきます。

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秘書の仕事内容は?

秘書の仕事内容には以下のような業務があります。

 

スケジュール管理

上司のスケジュールを管理するのは秘書の大切な役割。

社外で行われる会議や打ち合わせ等スケジュールを確認したり、移動する交通機関を把握しておく・宿泊する施設の手配など、上司が効率的に仕事を進められるように管理しておく必要があります。

その他にもメンバーの人数を確認したり名前や役職を覚える・手土産を手配するなど、細かい事にも配慮しなければなりません。

また新たな予定が入る場合でも、前後のスケジュールを確認したり予定の優先順位を付けるなど、上司が仕事に専念しやすいように組んでいく必要があります。

 

電話・メール対応

上司宛の電話やメールに対応するのも秘書の仕事。

役員は多忙でクライアントからの連絡に対応することができない為、秘書が代わりに電話・メール等に対応します。

スケジュール調整依頼や上司宛の電話・上司との直接の連絡など、その都度秘書が応対していかなければなりません。

例えば上司の電話を取り次いだり不在時には代わりに対応をする・メールの一次受けをするなど、内容に応じて適切に対処していきます。

また取り次ぐ電話を選別したり、不要なメール等を削除しておく等、上司の負担を考えながら処理をする必要があります。

 

来客対応

オフィスに来訪者があれば秘書が対応する事も。

室内の事前チェック・受付・応接室までの案内・お茶出し・灰皿の用意・必要な書類の用意・お見送りなど、丁寧に対応をします。

来客対応では、秘書自身の身だしなみが整っているか・丁寧な気遣いが出来ているか等も大切です。

また時には会議への同席を求められたり、社外の取引先の接待に同行するケースもある等、臨機応変に動く必要があります。

 

文書・資料作成

資料を作成したり、社内外文書を作成するのも秘書の仕事。

会議で使用する資料や商談のための書類・お礼状の作成・経費の報告書類など、様々な書類を作成します。

上司は取引先などビジネス上の付き合いも多いため、文書作成にしてもしきたりやルールを考慮して礼儀正しく作成する必要があります。

また作成した資料のファイリングや書類の保管など、適切に情報を管理することも大切です。

 

環境整備

上司の身の回りをきちんと整理・整頓しておく事も業務のうち。

オフィス内のレイアウトや掃除・郵便物の管理・時計やカレンダーの日付の確認・備品の配置・室内の採光や照明・防音対策・室内空調の確認など、快適に仕事ができるように周囲のことにも常に気を配らなければなりません。

上司の負担が軽減されるように配慮し、また来訪者を快く迎えられるような環境を整えておく必要があり、普段から細かな気遣いが必要です。

 

「秘書」と「事務」「受付」の違いは?

秘書という仕事について、一般的な「事務」や「受付」と同じようなイメージを持つ方も多いようです。

秘書と事務・受付にはどのような違いがあるのでしょうか。

 

秘書と事務の違い

秘書と事務の違いとして、まずは「サポート対象」が挙げられます。

秘書は社長や役員など特定のポジションの人物をサポートする機会が多いのに対し、事務員は組織全体をサポートします。

当然に秘書の仕事内容はその上司に合わせる事になりますが、事務の仕事は職場や組織全体に渡るため、対象となる規模が全く異なります。

また業務にあたる人数としても、事務職の場合には職場の事務員数人と分担して作業を進めていく場合も多いですが、秘書は主に一人で担当するケースが中心となります。(企業によって秘書課で仕事を分担するケースもあります)

 

秘書と受付の違い

秘書と受付の違いとして、まずはその「場所」が挙げられます。

秘書は上司に付き添い社外に外出する機会も多いですが、受付の場合には基本的には企業の受付場所のみで来客対応をします。

また秘書の場合には特定の上司のみのサポートが中心となりますが、受付は来客・訪問者など様々な人に対応する必要があります。

 

秘書とアシスタントの違い

アシスタントは上司と行動を共にして仕事をサポートする人のこと。

そのため秘書と同じようなイメージを持つ人もいます。

ですがアシスタントには「見習い」の意味もあり、将来的にその上司と同じポジションに就くことを目指して仕事に就いています。

そのため上司からすれば秘書が「部下」とすれば、アシスタントは「弟子」のような意味合いを持つこともあります。

 

派遣の秘書の給料・時給は?

派遣の秘書の給与・時給はどれくらいなのでしょうか。

自分の頑張りがどのくらいの成果に繋がるのか、気になる所です。

 

以下は派遣ポータルサイト「はたらこねっと」データによる秘書の平均時給です。

秘書の平均時給(未経験者)1699円
秘書の平均時給(経験者)1723円

※引用「派遣の職種平均時給【2021年3月 関東版】」

【月収例】1699円×8h×22日=299024円

 

一般的な事務職の平均時給が1500円とすれば、秘書の平均時給はやや高めと言えます。

秘書とは言っても一般秘書から社長秘書・外資系や議員秘書など様々ですが、高度な知識やスキルが求められるほど、時給も高くなる傾向があります。

 

また秘書は上司に合わせて仕事を進めていく事が多く、残業など時間外の対応が求められる事もあり、派遣社員であればその分の手当もしっかりと支給されます。

スキルや経験を積む・語学力を付けることにより給与が上がる可能性もありますが、更新時期に合わせて派遣会社に自分で交渉してみる等の工夫も必要です。

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未経験から秘書になるには?

未経験から秘書の仕事に就くことは出来るのでしょうか。

過去のキャリアや資格・語学力などを気にする人も多いようです。

 

実際を言えば、未経験から秘書を目指すのは少々難しい場合もあります。

求人などを見ても、秘書は「経験者採用」を優先する企業が多いのが特徴的です。

一般的な事務職と比較しても、スキルだけでなくビジネスマナーや経験が求められやすい職種と言えます。

また普段から役員の傍で仕事をするとなると、秘書としての人間性や責任感の強さ・会社の文化をどれだけ理解しているか等、様々な適性があります。

 

ですが未経験から秘書に就くことが無理という訳ではありません。

多くの秘書も最初は当然に未経験から始めており、そのパターンを把握しておく事は大切です。

一般的に、秘書を未経験から始めるには以下のような流れが考えられます。

  • 派遣社員・契約社員から始める
  • 新卒派遣を利用する
  • 部署アシスタント(事務など)から始める
  • アシスタント秘書から始める
  • 中小・ベンチャー企業の秘書から探す
  • 「秘書課」のある複数の秘書を雇う企業に応募
  • 知り合いの紹介・ヘッドハンティング
  • 「オンライン秘書」という選択肢も

 

上述したように秘書としては書類作成や情報収集の機会が多いため、基本的なPCスキルは必須と言えます。

また他役員と会う機会や取引先との折衝等もあり、相応のコミュニケーション力や敬語・ビジネスマナーも求められます。

そのため社会人経験が乏しい未経験からでは秘書に就くことは難しく、最初から秘書の求人の応募しても採用される可能性は低いと言えます。

 

そのため受かりやすい派遣・アルバイトから始めたり、最初はアシスタントとして現場で経験を積みながら秘書としてステップアップする・積極採用が多い中小・ベンチャーを狙う・知り合いの伝手を辿っていくケースなど、未経験から秘書になるには様々な方法が考えられます。

色々な方法がありますが、まずは実際の求人を見て自分に合った方法を選択していく事が大切です。

 

秘書になるための資格は?

秘書になるためには、必ずしも資格が必要という訳ではありません。

実務経験が求められる事が多く、資格がなくても多方面から応募する事が可能です。

 

ですが資格があることで自分のスキルを客観的に示すことができますし、無資格者よりも転職を有利に進めることができます。

未経験者であれば経験不足をカバーする意味でも、資格を取得することは有効です。

秘書に関連する資格として、以下のようなものがあります。

 

秘書検定

秘書検定は、「秘書として要求される業務を処理できる能力」を評価する検定です。

1~4級に分かれており「理論」と「実技」の2つに分かれていて、どの級からでも受験できます。

これから秘書を目指すかたは、まずは2級あたりからの取得を検討してみるのが良いでしょう。

 

CBS(国際秘書検定)

CBSは国際舞台で活躍できる秘書養成を目指す検定で、日本語と英語をコミュニケーションの手段として使いこなせる優れたオフィスプロの育成を目的としています。

バイリンガルセクレタリーなど、秘書としてグローバルに活躍をしていきたい方にもお勧めの資格です。

ビジネスシーンで英語を使用する機会も多いため、外資系企業など秘書として更なるキャリアアップを図りたい方は是非とも取得しておきたい所です。

 

また資格だけでなく、秘書にはコミュニケーションスキルや事務能力・ビジネスマナーや情報収集力など、様々なスキルが求められます。

自分の目指す進路に合わせて、有効に活かせる資格を取得しておきましょう。

 

秘書に向いてる人は?

秘書に向いている人は以下のような特徴があります。

 

几帳面な人

秘書は役員や社長など経営陣の傍で仕事をするだけに、正確・丁寧な仕事が求められます。

日々のスケジュール管理など毎日決まった仕事を正確にこなしていくのは難しいもの。

几帳面・誠実な性格は秘書に向いていると言えるでしょう。

 

笑顔・清潔感・立ち振る舞い

秘書は社内だけでなく社外の多くの人と接する機会があります。

秘書の身だしなみによってその企業のイメージや印象を左右することもあるかもしれません。

相手に好印象を持ってもらえるような清潔感・言葉遣い・立ち振る舞いなどが求められます。

 

気配り・気遣いができる人

他人から何かを指示されて動き始める人よりは、自分から積極的に考えて行動できる人の方が秘書には向いています。

特に上司が何を求めているのか察して先回りして行動できる人は秘書としての適性があると言えます。

気配りができる人・機転が利く人は秘書に向いています。

 

裏方に徹することができる人

秘書というのは華やかな仕事に見られがちですが、実際には裏方仕事が多いもの。

上司が全力で仕事に取り組めるよう、陰から全力で支えなければなりません。

自分優先ではなく相手をサポートする事で喜びを感じられる人は、秘書に向いていると言えるでしょう。

 

秘書の仕事のつらい所

秘書の仕事でつらい所・大変な所には以下のような点があります。

 

残業が多くなる

秘書の仕事は上司のスケジュールによって大きく変わります。

ミーティングや会議・来客・接待など、上司がどのような予定を組んでいるかによって秘書の就業時間に影響することもしばしば。

もし出来るだけ残業を控えたいのであれば、派遣秘書やグループセクレタリーを選択する方法もあります。

 

上司の性格に左右されやすい

常に近い距離で接するだけに、上司の性格や相性によって左右されやすいのも秘書の特徴です。

例えば上司によって仕事の進め方が違っていたり、ワンマン社長である場合にはその性格に振り回されることも多々あります。

特に経営者などは個性的なタイプの方も多いので、合わない上司だと仕事がやりにくくなる事も。

 

孤独になりやすい

秘書は一人で仕事をする事も多く、その分だけ孤独になりがちです。

同じ秘書同士であっても気軽に社内で愚痴を言えない事もありますし、仕事上で知った機密情報など口外できない情報もあり、悩みなど周囲に相談しにくい事もあります。

上司とだけ仕事をし同僚など横の繋がりが少ないので、孤独に陥りやすいとも言えるでしょう。

 

秘書でおすすめの派遣会社

秘書案件を取り扱う派遣会社はありますが、全体的に求人数は少なめです。

ここでは秘書でおすすめの派遣会社をご紹介します。

 

テンプスタッフ

秘書の求人数:180 (2021/04月時点)

派遣会社の中でも業績や求人数においてトップクラスを誇るパーソルテンプスタッフ。

派遣スタッフを大切に扱っており、女性の仕事を積極的に支援してくれる派遣会社です。

秘書業務の求人数も多く、これから派遣社員として活躍していきたい方にもお勧めです。

↓公式サイト

 

スタッフサービス

秘書の求人数:102 (2021/04月時点)

022(オー人事)でお馴染みのスタッフサービス。

リクルートグループの派遣会社で求人数も多く、仕事の紹介が早いと定評のある派遣会社。

多くの求人の中から選びたい方・すぐにお仕事を始めたい方にも向いています。

↓公式サイト

 

パソナ

秘書の求人数:65 (2021/04月時点)

派遣会社としての歴史も古く、スタッフからの口コミ評価も高いパソナ。

悩みを相談できる無料相談窓口があったり、スキルアップ研修が受講できるなど、安心して就業できる仕組みがあります。

女性の就業支援に注力し女性の目線に立ったサポートもあり、主婦の方などにもお勧めの派遣会社と言えます。

↓公式サイト

 

秘書の仕事内容まとめ

派遣の秘書の仕事内容などについて幾つか挙げてみました。

秘書は良好な人間関係を築けたり、上司からも感謝される事の多いやりがいのあるお仕事。

特に普段から気配りが上手であったり、人のサポートをするのが好きな方にはもってこいの仕事と言えるでしょう。

これから秘書のお仕事を始めたい方は、まずは派遣社員としての就業を検討してみてはいかがでしょうか。

今回は秘書の仕事内容について取り上げてみました。

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