派遣会社から電話があった時の対応は?折り返しするべき?

今回は派遣会社から電話があった時の対応について挙げてみたいと思います。

派遣会社から突然連絡があった場合、派遣にあまり慣れていない人であればどのように対応して良いのか迷ってしまう事もあるかと思います。

またメールで連絡が来た場合や電話があった場合、留守電が入っていなかった場合など様々なケースが想定されます。

そのような時に派遣スタッフさんがどのような対応を取れば良いかについて触れていきます。

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連絡はメール・電話の2種類

派遣会社が連絡をしてくる時は、メールか電話の2種類です。(一部例外は除きます)

どちらかと言えば、電話連絡の方が緊急性の高い内容であったり、あなただけに用事があり連絡をしている・急いでいる案件がある時などに電話で連絡が入ります。

メール連絡の方は登録スタッフ全員に一斉送信されているケースも多く、緊急性が低い内容であったり情報を周知するためにメールで連絡がくることが多いです。

ですがメールでも大切な連絡がくることもありますので、内容はしっかりと確認しておきたいですね。

 

派遣会社が電話をしてきた理由は?

様々なケースが考えられますが、派遣会社から電話があった場合は大抵は以下の2点のどちらかです。

  • 現状確認
  • 仕事の紹介

①の現状確認はスタッフさんの今の状況や新しい仕事の紹介が可能かどうかを確認するために連絡をしています。

派遣会社の情報を更新するための連絡ですね。

②の仕事の紹介は、紹介できる仕事が発生した等の理由で仕事紹介のために連絡をしています。

もし仕事が引き受け可能であればOKすれば良いですし、他の仕事をしていたり無理そうなら丁寧に断りましょう。

 

折り返し連絡をする必要はある?

派遣会社から連絡があってその時に応答できなかった場合、「着信履歴だけ残っている場合」と「留守電が残っている場合」があります。

 

 留守電が残っていた場合

留守電が残っていた場合にはきちんと折り返し連絡をするようにしましょう。

 

 着信履歴だけ残っていた場合

着信履歴だけ残っている場合には基本的には折り返し連絡は不要です。

 

 留守電の吹き込みに「再度電話します」と入っていた場合

留守電の吹き込みに「再度あらためて電話します」と入っていた場合でも、やはり電話を受けた側が折り返し連絡をしてあげるのがマナーかと思います。

営業時間内にこちらから連絡をするようにしましょう。

 

 留守電の吹き込みに「お仕事の紹介で連絡をしました。ご興味がありましたら連絡をください」と入っていた場合

留守電の内容からすれば、興味がなければ折り返し不要のようにも感じますが、やはり勤務する・しないに関わらず受け手のマナーとして折り返し連絡を入れておいた方が良いかと個人的には思います。

この辺は個人の考え方にも左右されるかもしれませんね。

 

折り返し時に用意するものは?

  • 自分のスタッフ番号
  • メモ帳
  • 筆記具
  • 留守電をくれた担当者の名前

 

以上のものは最低限用意しておくと良いかと思います。

電話をかけた時に「スタッフ番号」「営業の誰から連絡がありましたか?」という事はよく聞かれるので折り返し前に把握するようにしておきましょう。

また話の展開次第ではお仕事紹介の話に繋がったりするケースもあるので、手元にスケジュール手帳などもあれば良いですね。

 

派遣会社への折り返し時の話し方・マナー

派遣会社に折り返しをする時には以下のような感じで話すのが良いと思います。

 

 ①折り返し連絡をする際

※派遣登録スタッフの〇〇と申します。スタッフ番号は○○〇〇です。お世話になっております。

先ほどこちらのお電話番号からご連絡を頂いておりましたので、折り返しご連絡をさせて頂きました。

ご連絡頂いた方にお取り次ぎお願いできますでしょうか。

 

登録をしているのに「お世話になっております」というのは違和感を感じる人もいるかもしれませんが、「お疲れ様です」というのは挨拶は主に社内に向けとなっています。登録のみで就業していない派遣会社に対しては「お世話になっております」の挨拶にしましょう。

※もしその派遣会社で既に仕事の紹介を受けており就業中の場合には、※部分は「株式会社○○に就業中の〇〇と申します」に置き換えた方が良いでしょう。

 

 ②担当者が電話に出た際

私、登録させて頂いております派遣スタッフの○○と申します。

先程はお電話を取ることが出来ず申し訳ございませんでした。

留守電にメッセージを頂いていたようなので折り返し連絡をさせて頂きました。

 

留守電にメッセージが入っていたので折り返しした旨を担当者に伝えましょう。

 

また話が終わり電話を切る際にも、すぐには受話器を置かず一呼吸間をおいてから静かに受話器を置くようにしましょう。

話し方はとても丁寧だったのに最後の電話の切り方でそれが台無しになってしまう人も多くいます。

人にとっては電話の置き方で冷たい印象を持たれてしまう場合も。

話している最中だけでなく、電話を切るまで注意しましょう。

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定時後の電話はOK?

現在就業している人の場合には、折り返しの連絡が勤務終了後になってしまうケースも多いかと思います。

派遣会社もスタッフがその時間帯が就業中である旨は大抵は把握しているので、勤務終了後に連絡をしても問題はありません。

営業時間外になってしまった場合には、翌日に折り返しをするようにしましょう。

 

着信履歴だけ残っている場合

着信履歴だけ残っている場合には基本的には折り返しは不要かと思います。

また着信履歴だけ見ても番号登録していない場合、派遣会社からの連絡だと分からない事も多いでしょう。

人によっては番号をスマホ等で番号検索する人もいますが、特に中小零細の派遣会社だと番号が検索結果にヒットしない事もあります。

 

担当者が捕まらない?

何度連絡をしても担当者が捕まらないケースもあります。

派遣会社の口コミ等でも「担当者から連絡がこない」といった怒りの声はよく聞かれます。

ただ少しだけ考慮しておきたいのは、派遣スタッフからしてみれば唯一1人の担当者ですが、担当者からしてみれば50~100人のうちの1人のスタッフです。

他のスタッフの件で多忙にしている場合や、取引先企業との折衝で応答できない事も多々あるので、できるだけ寛容な気持ちを持って応対しましょう。

またもし担当者のメールアドレスを知っているのであれば、メールで連絡をしておくのも良いですね。

 

なかなか折り返しができない?

スタッフさんによっては常に多忙にしていてなかなか派遣会社に折り返しができない人もいるかもしれません。

できれば派遣会社登録時に電話の取れない時間帯を記入しておいたり、仕事エントリー時に自分が応答可能な時間帯をプロフィールに記入しておくのが良いですね。

 

折り返し先はフリーダイヤル?一般電話?

派遣会社によってはフリーダイヤルから連絡がある場合と、一般電話から連絡がある場合があります。

特に中小零細の派遣会社の場合には一般電話も多いです。

またフリーダイヤルであっても携帯電話からはかけられない場合もあります。(携帯からの電話を受けるかどうかは、フリー番号を開設した会社の任意によって決まります)

たまに一般電話から連絡があった場合でもその会社のフリーダイヤルを見つけ出して折り返しする人もいますが、フリーダイヤルは基本的にはその会社やお店を利用するお客様向けに設定されている番号である事が多いです。

一般電話から着信があったのであれば料金はかかっても出来れば連絡があった番号にそのまま折り返しをした方が良いでしょう。

 

仕事は終了しているのに電話が来た?

以前に派遣での仕事は終了しているのに、未だに電話がかかってくるといった声もたまに聞かれます。

ただ以前の仕事が終わり雇用関係は終了しても、派遣会社に登録自体は残っています。

もしそれもイヤであれば派遣会社に登録を削除してもらいましょう。

 

仕事紹介の連絡が多すぎる?

派遣会社によっては毎日のように仕事紹介の連絡をしてくる所もあります。

特に単発系派遣会社の場合にはそのような傾向があります。

もし可能であれば連絡をメールのみに切り替えてもらうか、事前に申告している自分の希望条件以外の仕事はパスする旨を伝えておくと良いでしょう。

 

仕事紹介は電話経由かメール経由か

派遣会社がスタッフに仕事を紹介したい時には、電話かメールで連絡をしてきます。

ただメールが一斉送信でスタッフ全員に送信されているケースが多いのに対し、電話はピンポイントであなたに電話を掛けてきている可能性もあります。

すぐに仕事をしたいという状況であれば、特に電話連絡には素早く対応した方が良いかもしれませんね。

 

応答しない日が何日も続くと?

何度も派遣会社から電話があると、しつこいと感じてそのうちに電話に応答しなくなるスタッフさんもいるかと思います。

ただ会社によっては”応答無し”がしばらく続くと、「就業の意思なし」とみなされてその後に仕事紹介がパッタリと無くなるケースもあります。

あくまで派遣会社にもよりますが、電話があった場合には出来る範囲で対応したいものですね。

 

電話応答も採用基準の1つ?

派遣会社の担当者の気持ちになってみると分かるかと思いますが、例えば1つの案件で社内選考が行われる際でも、きちんと折り返し連絡をくれて普段からコミュニケーションが取れているスタッフと、何度連絡をしても折り返ししてこないスタッフを比べれば、どちらのスタッフに仕事を紹介したいと思うかは明らかです。

担当者も人間ですから、もし同じ条件のスタッフが二人いたとすれば、やはり普段から連絡が取れて意思の疎通ができているスタッフの方に優先的に仕事が割り振られる可能性もあるでしょう。

電話の応答というのは人によっては軽視しがちですが、電話を受けた側は興味がなくても、電話をかけた側は何かしらの目的を持って電話をしています。

ちょっとした普段からの繋がりが仕事紹介に繋がるケースもあるので、忙しくても出来るだけ対応をしていきたいですね。

 

電話にも相性がある

電話1つ取っても派遣会社の相性があります。

派遣会社の営業の仕方によっては、毎日のように次々と仕事紹介の連絡をしてくる会社もありますし、スタッフさんが仕事に応募した時だけ連絡をしてくる派遣会社もあります。

どちらが良いかは人それぞれの好みによっても違うので一概には言えませんが、もし派遣会社との相性が合わないと感じるのであれば、他の派遣会社への登録を検討してみるのも良いかもしれません。

紹介される仕事が自分の希望と合っていなかったり、何度面接をしても採用されない場合には、派遣会社を変更してみると意外とスムーズに仕事が決まる事もよくあります。

こちらの記事でもおすすめの派遣会社をまとめていますので参考にしてみてください。

参考記事:おすすめの派遣会社

 

派遣会社から電話があった時の対応は?まとめ

派遣会社から連絡があった時にはどのように対応して良いかわからないという人もいるかと思います。

特に派遣社員が初めての人はそのように感じる事もあるでしょう。

ビジネスの電話では昔からの慣例や暗黙の了解もありますので、完璧な対応というのは中々難しい場合もありますが、会社から連絡があった時にはマナーを持って丁寧に対応する事が大切ですね。

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