派遣社員のタイムシートの管理や記入方法は?提出を忘れた場合も解説

今回は派遣社員のタイムシート提出について挙げてみたいと思います。

お仕事をする上ではお給料の支給は派遣スタッフにとっても大切な問題。

派遣社員は時給制で働いている事がほとんどなので、勤怠の時間管理もしっかりとしておきたいですね。

その勤怠時間の管理としてよく利用されているのがタイムシート。

ですがそのタイムシートの提出が遅れたら肝心の給料はいったいどうなるのでしょうか。

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派遣のタイムシートは給与計算の為の記録

派遣社員の勤怠管理についてタイムシートを利用している会社が多いかと思います。

多くは派遣先会社において備えられていて、毎日出勤時や退勤時などに記入し、終業時に派遣先の責任者などにサインをもらって帰宅…といった形が多いのではないでしょうか。

もしくは毎日出勤する度にタイムシートを持ち帰りしているスタッフさんもいるかと思います。

 

タイムシートは手書きの場合もありますし、最近では紙ベースではなくPC入力や打刻式・認証システムを用いた勤怠管理をしている派遣先会社もあるかと思います。

タイムシートは3枚複写になっている事が多く、派遣会社控え・派遣先控え・派遣スタッフ控えといったものが多いでしょう。

そして月の締め日等にそのタイムシートのコピーや複写分を派遣元会社に郵送やメール・FAXにて送付します。

 

それを受理した派遣元会社はタイムシートを元に給与計算をし、給料日にあらかじめ指定されたスタッフの振込み先口座へ給与を振り込むといった流れが一般的となっています。

通常の給与計算方法としては「派遣社員の時間給」×「普通勤務時間合計」+「時間給×1.25」×「残業時間合計」のように計算がなされ、ここから社会保険料税金が差し引かれてスタッフの銀行口座へ振り込みがされます。

給与振込日が土日祝の場合には、前日に前倒しとなる派遣会社が多いかと思います。

※参考記事 派遣会社の給料日一覧(13社)

 

タイムシート管理は事業主の責任

また少し堅いお話になりますが、派遣元・派遣先事業者には管理台帳を作成し3年間保存する義務があり、その中の記載事項としても派遣期間や就業日・始業時間や終業時間を記載する必要があるとされています。

「派遣元事業主は、厚生労働省令で定めるところにより、派遣就業に関し、派遣元管理台帳を作成し、当該台帳に派遣労働者ごとに次に掲げる事項を
記載しなければならない。」

ーーーー(中略)ーーー

五:労働者派遣の期間及び派遣就業をする日

 六:始業および就業の時間

七:従事する業務の種類

(※労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律)

このように法律においても就業時間や休憩時間においての記載が求められている事から、派遣会社は労働者の勤怠時間等をきちんと管理しなければなりませんし、スタッフ側も漏れがないようにしっかりと記入し提出する必要があります。

 

派遣社員のタイムシートの書き方は?

 

出勤・退勤・休憩

派遣社員の場合、基本的に記入する項目は以下の3点です。

  • 始業時間
  • 終業時間
  • 休憩時間

派遣会社毎のタイムシート書式にもよりますが、基本的には出勤をした日はこの3つを記入していくだけでOKなケースが多いかと思います。

出勤をした時刻・退勤をした時刻・休憩を取得した時間をそれぞれ記入します。

 

残業

派遣社員の場合でも残業をお願いされる事はあるかと思います。

タイムシートにも時間外労働分の記入枠があれば、そこに残業時間を記入します。

またあらかじめ残業が見込まれている場合には、就業開始時に配布されている契約書(就業条件明示書等)にその旨が記載されている筈です。

派遣社員に残業が発生する条件というのは主に以下の2つの条件が必要です。

  • 就業条件明示書に残業に関する規定が明記されている
  • 派遣会社と派遣社員の間で労働基準法36条の協定が締結されている

残業分については時間外労働として割増賃金の25%を割り増しした給与が支払われる事になります。

残業を命令する規定が明示されていない場合であったり規定時間を大幅に超えているような場合には残業を断れるケースもあります。

そのような場合には担当者に相談をしてみるのも良いでしょう。

 

欠勤

欠勤をした場合には、まず派遣会社と派遣先の双方に連絡をするルールとなっているケースが多いです。

また基本的には電話連絡が主で、メールやSNS経由の欠勤連絡は認められていない事が多いでしょう。

欠勤時のタイムシートの記入は何も記入しなくて良い場合が多いですが、タイムシートの書式や派遣会社のルールによっても異なりますので事前に確認をしておきましょう。

 

有給休暇

派遣社員の場合にも当然に有給休暇があり、6ヶ月継続勤務し労働日の8割以上出勤した時点で有給休暇が与えられます。

タイムシート上での有給休暇の記入も派遣会社によって様々です。

タイムシート上に有給取得日を記入するケースもあれば、有給届けを別途提出しなければいけないケース・担当者に事前に有給を申し出るケースなど、派遣会社によって申請方法は違います。

しっかりと有給を取得するためにも正しい有給の申請方法について事前に確認をしておくようにしましょう。

 

時間単位は何分単位?

タイムシートの時間単位に関しても派遣会社により様々です。

大抵は5分単位・15分単位などが多いように思いますが、登録時や就業時に担当者からも時間単位について説明があるかと思いますので、わからない場合には事前に確認をしておきましょう。

本来は賃金は1分単位で請求する事が可能ですが、ここではそれについては触れません。

もし時間の切り捨てが気になるようであれば、切りの悪い時間に仕事を終わらせないようにする等の工夫をしても良いでしょう。

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タイムシートの提出を忘れてしまった場合は?

タイムシートは派遣会社毎に提出期限が定められています。

例えばFAXであれば〇月1日まで、郵送の場合には〇月5日まで、などのように派遣会社毎の指定があります。

派遣スタッフは期限通りにタイムシートを提出する必要がありますし、会社側も毎月の期日通りに賃金を支払わなければならない事になっています(賃金支払いの5原則)。

単純にタイムシートの提出を忘れてしまった場合もあるでしょうし、タイムシートを紛失した・派遣先上司が不在でサインがもらえなかった等、提出を忘れたり提出が遅れたりする可能性もあるでしょう。

タイムシート管理は派遣会社が行っているので、提出期限から遅れてしまうような場合には、必ず派遣会社側に連絡をするようにします。

期限過ぎでもすぐに提出をすれば受付してくれる場合もありますし、派遣先上司が不在でも一度派遣会社にタイムシートを提出をし、後日に上司にサインをもらった上で再度シートを提出するといった方法も考えられます。

まずは派遣会社担当者の指示に従って行動をするようにしましょう。

 

タイムシートの記入を忘れてしまった場合は?

タイムシートの記入を忘れてしまった場合にはどのように対応すれば良いでしょうか。

例えば出勤時にタイムシートを持参するのを忘れたり、退勤時につい記入を忘れてしまった場合などが考えられます。

また退勤時には派遣先上司のサインを求められる事が多いです。

そのためもしタイムシートの記入を忘れてしまった場合には、その旨を派遣会社担当者や派遣先上司に説明をし、承諾を得た上でサインをもらうようにしましょう。

また記入漏れがあった日から数週間など時間が経ってしまうと確認が難しくなる場合もありますので、記入忘れに気付いた時には早めに対処をするようにしましょう。

 

タイムシートの「改ざん」や「嘘」は絶対ダメ

あまり考えたくはない事ですが、中にはタイムシートの改ざんが行われる可能性もあります。

また改ざん問題は、使用者(会社側)・労働者(派遣スタッフ)の双方が対象になります。

会社側がタイムシートを改ざんする可能性もあれば、派遣スタッフが改ざんをする可能性もあるという事です。

 

会社側の改ざん例:派遣先担当者がシステム上で残業時間分を抹消したり、始業時間や終業時間を書き換える(入力時間を上書きする)といった改ざんなど

派遣スタッフの改ざん例:実際には遅刻や欠勤をしたのに嘘の時間を記入する、残業をしていないのに残業時間分を記入するなど

 

スタッフが残業をしたのに残業分を支払わない事は労働基準法違反となりますし、スタッフが労働をしていない分の賃金を騙し取ったとなれば詐欺罪が成立する可能性も考えられます。

どちらにしても改ざんはお互いの信頼関係が崩壊してしまう可能性があります。

会社側・スタッフ側の双方が出勤時間や退勤時間についてしっかりと管理意識を持つことが大切です。

 

タイムシートの記入に間違いがあった場合は?

タイムシートの記入に間違いがあった場合には訂正をする必要があります。

すぐに記入の間違いに気づいた場合にはその場で訂正をすれば良いですが、派遣先上司にサインをもらった後に訂正をするとなると、訂正にはその承諾が必要となります。

またタイムシートが複写式で派遣先の控えがある場合には、そちらの訂正も必要です。

訂正方法はタイムシートの裏面などに記載されている事も多いのでそれに習って訂正をするようにしましょう。

もし訂正方法がわからない場合には、やはり担当者に確認をするようにしましょう。

 

電車遅延の場合の記入は?

電車遅延の場合にはタイムシートはどのように記入するべきでしょうか。

中には遅延証明書を提出する事で遅延分の給与は保障してほしいと考える人もいるのかもしれません。

ですが多くの派遣会社では、電車遅延の場合でも実際に仕事を開始した時間をタイムシートに記入する事になっています。

そのため遅刻の理由が電車遅延や天災であっても実働時間には含まれず、残念ながら遅延分の給与ももらえないケースが多いでしょう。

もし鉄道会社から遅延証明書をもらっている場合には、派遣先上司へ提示するようにしましょう。

 

派遣のタイムシート提出で思うこと

さて派遣会社においてタイムシートの提出方法はFAXというケースが多いのですが、特に若い方々の中には未だにFAX送付を利用している派遣会社さんが多い事に少し違和感を覚えている人もいるのかななんて思ったりもします。

ツールとしてFAXを利用する機会って少なくなってきましたし、特に1人暮らしの派遣スタッフの場合、FAXが自宅に無い場合も多いので毎月のようにコンビニに行って50~100円支払ってなんとかFAX送信…なんていう体験をしている人も多いのではないでしょうか。

 

確かにタイムシートは管理台帳等と一緒に保管している会社も多いかと思いますが、勤務時間や休憩時間などその記録がきちんとなされていれば(派遣法42条)シート自体の保管義務はないかと思いますので、どうしてもタイムシートをFAXで提出しなければならないという意図が少しわかりずらい部分もあり、せめて出来ればメール画像添付くらいで済まないものかなぁ、なんて考えてしまう節も少しあったりします。

 

なんとか「無料」でタイムシートを送信する方法はないものかと考えれば、派遣会社や派遣先に直接行って手渡し・担当者の派遣先への訪問時や常駐の場合には担当者に手渡し・派遣先のFAXを貸してもらい派遣会社に送信・派遣会社の許可をもらってメール添付にて送信・フリーFAXやオンラインFAXの利用・友人宅のFAX機を借りて送信(もはや意地)といった方法も考えられますが、どれも多少手間がかかりそうです。

面接をオンラインにしたりやりとりにSNSを使用する派遣会社もあるくらいですので、タイムシートの送信方法ももう少し便利になってきたら嬉しい気もしますね。

またタイムシートの提出の遅れは各会社に迷惑をかけてしまいますのでくれぐれも遅れないように注意しましょう。

 

派遣社員のタイムシートまとめ

派遣社員のタイムシートについて幾つか挙げてみました。

タイムシートの記入方法や書き方のルールは派遣会社によって様々です。

また忙しい勤務の中では、ついついタイムシートの提出や記入を忘れてしまうケースもあるかと思います。

自分が働いた分のお給料をしっかりともらう為にも、正確な時間の記入を心掛けたいですね。

また普段からタイムシートはしっかりと管理するように意識しましょう。

今回は派遣社員のタイムシートについて挙げてみました。

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